Seis semanas antes: confirma la ruta y la salida
Lo primero que hay que cerrar es el archivo GPX, no la plataforma de seguimiento. El seguimiento en directo es tan bueno como los datos de ruta que le das, porque la plataforma necesita saber por dónde se supone que va la carretera para detectar a los ciclistas fuera de ruta, calcular el avance por la ruta, situar la geovalla de la meta y ajustar las posiciones GPS a la línea para obtener polilíneas limpias.
- Fija la ruta definitiva al menos cuatro semanas antes del día de la carrera. Los cambios de ruta tardíos rompen las descargas previas en los dispositivos de los ciclistas.
- Exporta un GPX limpio desde RideWithGPS, Komoot o Strava: un único track, sin desvíos ni garabatos.
- Confirma la latitud y longitud de la línea de salida (la usarás para la salida sin conexión) y la latitud y longitud de la línea de meta más su radio (normalmente 50 metros).
- Comprueba la cobertura móvil a lo largo de la ruta; una forma rápida es mirar el mapa de calor de tu operador, o recorrer la ruta antes con un teléfono y anotar las zonas sin cobertura.
Si la ruta tiene secciones largas sin cobertura (más de 30 minutos de pedaleo entre zonas con señal), avisa a los ciclistas de antemano de que su posición en directo se detendrá en esas secciones y se rellenará al otro lado. Esto se adelanta a los inevitables mensajes de pánico de «mi amigo no se mueve».
Cuatro semanas antes: crea el evento en la plataforma
Configura el evento en la plataforma de seguimiento que hayas elegido. En Aster es como mucho el trabajo de una tarde, y normalmente bastante menos.
- Inicia sesión como organizador y crea el evento.
- Sube el archivo GPX. La plataforma derivará automáticamente la polilínea de la ruta, el perfil de elevación y el recuadro delimitador.
- Confirma la geovalla de la meta; normalmente la plataforma sugiere un radio de 50 m en el punto final del GPX; amplíalo si tu meta es un arco largo.
- Fija el umbral de aviso de fuera de ruta: 100 m por defecto funciona para carretera y gravel; amplíalo a 200 m en recorridos técnicos de bici de montaña donde los ciclistas pueden desviarse legítimamente.
- Fija las categorías (Élite masculina, Élite femenina, Open, Máster) si tu carrera tiene categorías.
- Si la carrera tiene un cierre de control estricto, fija la hora de cierre y decide si los ciclistas tardíos quedan como DNF o marcados como terminados.
Tres semanas antes: comunicación con los ciclistas
Aquí es donde tropiezan la mayoría de los eventos con seguimiento por primera vez. Los ciclistas tienen que instalar la app de seguimiento, iniciar sesión e inscribirse en el evento, y tienen que hacerlo antes de llegar a la línea de salida, idealmente antes de salir de casa. Una instalación de última hora en la zona de salida a las 6 de la mañana mientras el wifi se ahoga es la receta para ciclistas sin seguimiento.
Tres semanas antes, envía a los ciclistas lo siguiente.
- Un correo corto (200 palabras como máximo) que explique: que la carrera tiene seguimiento en directo, la app que instalar, el enlace para inscribirse en este evento concreto, y una nota de una línea diciendo que «si no tienes señal en la línea de salida, la app seguirá funcionando; pulsa Empezar y tu salida se sincronizará cuando encuentres señal».
- Un código QR en el mismo correo que apunte al enlace directo de inscripción en el evento, para que los ciclistas que lo lean en el teléfono puedan escanearlo en lugar de copiar y pegar.
- Una nota técnica de una línea diciendo que la app usa GPS en segundo plano y que deben mantener la app instalada y con la sesión iniciada hasta el día de la carrera. No necesitan tener la app abierta.
Envía un correo recordatorio cinco días antes, con el mismo código QR. Algunos ciclistas solo actuarán con el segundo correo.
Una semana antes: comunicación del enlace de seguimiento
La difusión del enlace de seguimiento es distinta de la difusión de la app para ciclistas y llega a otra audiencia: amigos, familia, patrocinadores, socios, los medios ciclistas. También es lo más rentable que puedes hacer por el perfil público del evento: cada vez que se comparte un enlace de seguimiento que funciona se genera tráfico hacia él, y ese es parte del tiempo de audiencia más comprometido que existe en el ciclismo en internet.
Qué difundir la semana anterior.
- Una publicación corta en el Instagram, Facebook y Twitter de tu evento la semana anterior, con la URL del enlace de seguimiento. Usa una frase que diga qué es el enlace: «Sigue la carrera en directo el día de la carrera» consigue más clics que «enlace de seguimiento en directo».
- Un correo a toda la lista de correo de tu carrera (incluidos antiguos inscritos, patrocinadores, proveedores) con el mismo enlace.
- Si tienes marcas asociadas, envíales el enlace de seguimiento con una nota diciendo que pueden compartirlo; la mayoría de las marcas lo harán, porque es contenido interesante que su audiencia no ha visto de ellas.
- Avisa a tu equipo de medios del día de la carrera (fotógrafos, vídeo, redes) de que existe el enlace de seguimiento; a menudo lo compartirán en tiempo real durante la carrera como parte de la cobertura continua.
La mañana de la carrera: ensayo y comprobaciones finales
Unos 90 minutos antes de la salida, haz una única prueba completa. Abre el panel de organizador en un portátil, abre el enlace de seguimiento en un teléfono y haz que un miembro del equipo empiece el seguimiento en su teléfono (como participante de prueba inscrito si tu plataforma lo permite, o simplemente como sesión individual si no).
Confirma las cuatro cosas siguientes.
- El ciclista de prueba aparece en el panel con una posición reciente.
- El enlace de seguimiento muestra al ciclista de prueba en el mapa.
- La clasificación se actualiza a medida que el ciclista de prueba se mueve.
- Puedes enviar un Alert de prueba desde el teléfono del ciclista y verlo en el panel de organizador en menos de 10 segundos.
Si alguna de esas cuatro comprobaciones falla, tienes tiempo de escalar al canal de soporte de la plataforma antes de que los ciclistas empiecen a llegar. Si pasan todas, estás listo.
Durante la carrera: quién mira qué
El panel de organizador es la superficie de operaciones. Alguien, el director de carrera, el responsable de operaciones o alguien dedicado a vigilar el panel, debería tener el panel abierto con el sonido activado durante toda la carrera. Los Alerts y los avisos de fuera de ruta son la señal de máxima prioridad; todo lo demás es informativo.
El enlace de seguimiento es la superficie de la audiencia. Funciona solo; no necesitas tocarlo. Lo único que el equipo organizador necesita hacer durante la carrera de cara a la audiencia es publicar alguna actualización ocasional en el feed del evento («Grupo de cabeza por el CP2, quedan 35 km, la diferencia es de 4 minutos»); esas publicaciones les aparecen a todos los espectadores y convierten a la audiencia del enlace de seguimiento de observadores pasivos del mapa en lectores comprometidos.
Después de la carrera: la cola larga
El seguimiento en directo genera un registro permanente. Cada ciclista tiene una polilínea de su salida, un tiempo de meta, un tiempo en movimiento, un perfil de elevación, parciales por vuelta, el tipo de detalle posterior a la carrera que antes los ciclistas solo obtenían de su ciclocomputador Garmin.
La media jornada después de una carrera es cuando la audiencia está más caliente: los amigos siguen hablando de ella, los patrocinadores siguen empujando contenido, los ciclistas siguen en la euforia de después de la meta. Publica el resumen en menos de 24 horas, enlaza la página de seguimiento, incluye una o dos citas de ciclistas, etiqueta a las marcas asociadas. El mismo enlace de seguimiento que estuvo en directo el día de la carrera se convierte en el destino duradero del evento durante el resto del año.