Sei settimane prima: conferma il percorso e la partenza
La prima cosa da bloccare è il file GPX, non la piattaforma di tracking. Il tracking in diretta è buono quanto i dati di percorso che gli dai, perché la piattaforma deve sapere dove dovrebbe andare la strada per rilevare i ciclisti fuori percorso, calcolare l'avanzamento, posizionare il geofence del traguardo e agganciare i ping GPS alla linea per polilinee pulite.
- Fissa il percorso definitivo almeno quattro settimane prima del giorno della gara. Le modifiche tardive al percorso rompono i download preventivi sui dispositivi dei ciclisti.
- Esporta un GPX pulito da RideWithGPS, Komoot o Strava: una sola traccia, senza deviazioni o scarabocchi.
- Conferma latitudine e longitudine della linea di partenza (la userai per la partenza offline) e latitudine e longitudine della linea d'arrivo più il raggio (di solito 50 metri).
- Verifica la copertura cellulare lungo il percorso: un modo rapido è guardare la mappa di copertura del tuo operatore, oppure percorrere il tracciato in anticipo con un telefono e annotare le zone senza segnale.
Se il percorso ha lunghe sezioni senza copertura (più di 30 minuti di pedalata tra una zona con segnale e l'altra), avvisa i ciclisti in anticipo che la loro posizione in diretta si fermerà in quelle sezioni e si riempirà dall'altra parte. Questo previene gli inevitabili messaggi di panico «il mio amico non si muove».
Quattro settimane prima: crea l'evento sulla piattaforma
Configura l'evento sulla piattaforma di tracking che hai scelto. Su Aster è al massimo il lavoro di un pomeriggio, e di solito molto meno.
- Accedi come organizzatore, crea l'evento.
- Carica il file GPX. La piattaforma ricaverà automaticamente la polilinea del percorso, il profilo altimetrico e il riquadro di delimitazione.
- Conferma il geofence del traguardo: di solito la piattaforma suggerisce un raggio di 50 m al punto finale del GPX; allargalo se il tuo traguardo è un arco lungo.
- Imposta la soglia di avviso fuori percorso: 100 m di default va bene per strada e gravel; allarga a 200 m per tracciati tecnici di mountain bike dove i ciclisti possono legittimamente deviare.
- Imposta le categorie (Élite uomini, Élite donne, Open, Master) se la tua gara è a categorie.
- Se la gara ha un tempo massimo tassativo, imposta l'orario limite e decidi se i ciclisti in ritardo sono DNF o segnati come arrivati.
Tre settimane prima: comunicazione ai ciclisti
È qui che inciampa la maggior parte degli eventi tracciati per la prima volta. I ciclisti devono installare l'app di tracking, accedere e iscriversi all'evento, e devono farlo prima di arrivare alla linea di partenza, idealmente prima di uscire di casa. Un'installazione all'ultimo minuto nel villaggio di partenza alle 6 del mattino mentre il Wi-Fi arranca è la ricetta per ciclisti mancanti.
Tre settimane prima, manda ai ciclisti quanto segue.
- Una breve email (200 parole al massimo) che spieghi: che la gara è tracciata in diretta, l'app da installare, il link per iscriversi a questo evento specifico, e una riga che dica «se non prendi segnale alla linea di partenza, l'app funziona comunque: premi Parti e la tua pedalata si sincronizzerà quando trovi segnale».
- Un codice QR nella stessa email che punti al link diretto di iscrizione all'evento, così chi legge dal telefono può scansionarlo invece di copiare e incollare.
- Una nota tecnica di una riga: l'app usa il GPS in background e devono tenere l'app installata e con l'accesso effettuato fino al giorno della gara. Non devono tenere l'app aperta.
Manda un'email di promemoria cinque giorni prima, con lo stesso codice QR. Alcuni ciclisti agiranno solo alla seconda email.
Una settimana prima: comunicazione del link di visione
La spinta sul link di visione è separata da quella sull'app per i ciclisti e raggiunge un pubblico diverso: amici, famiglia, sponsor, partner, i media ciclistici. È anche la singola cosa a più alta leva che puoi fare per il profilo pubblico dell'evento: ogni condivisione di un link di visione funzionante genera traffico verso di esso, che è tra i tempi di attenzione più coinvolti che il ciclismo in rete abbia.
Cosa diffondere nella settimana prima.
- Un breve post su Instagram, Facebook e Twitter del tuo evento la settimana prima, con l'URL del link di visione. Usa una frase che dica cos'è il link: «Segui la gara in diretta il giorno della gara» batte «link di tracking in diretta» per i clic.
- Un'email all'intera mailing list della tua gara (compresi ex iscritti, sponsor, fornitori) con lo stesso link.
- Se hai partner commerciali, manda loro il link di visione con una nota che sono liberi di ricondividerlo; la maggior parte dei marchi lo farà, perché è un contenuto interessante che il loro pubblico non ha visto da loro.
- Informa il tuo team media del giorno della gara (fotografi, videomaker, social) che il link di visione esiste; spesso lo condivideranno in tempo reale durante la gara come parte della copertura continua.
La mattina della gara: prova generale e controlli finali
Circa 90 minuti prima della partenza, fai un unico test completo. Apri la dashboard organizzatore su un portatile, apri il link di visione su un telefono e fai avviare il tracking a un membro dello staff sul suo telefono (come partecipante di prova iscritto se la tua piattaforma lo supporta, o semplicemente come sessione individuale se non lo fa).
Conferma tutte e quattro le cose seguenti.
- Il ciclista di prova compare sulla dashboard con un ping recente.
- Il link di visione mostra il ciclista di prova sulla mappa.
- La classifica si aggiorna mentre il ciclista di prova si muove.
- Puoi inviare un Alert di prova dal telefono del ciclista e vederlo sulla dashboard organizzatore entro 10 secondi.
Se uno di questi quattro controlli fallisce, hai tempo per scalare al canale di supporto della piattaforma prima che i ciclisti inizino ad arrivare. Se passano tutti, sei pronto.
Durante la gara: chi guarda cosa
La dashboard organizzatore è la superficie operativa. Qualcuno, il direttore di gara, il responsabile operativo o una persona dedicata a osservare la dashboard, dovrebbe tenerla aperta con l'audio attivo per l'intera gara. Gli Alert e le segnalazioni di fuori percorso sono il segnale a massima priorità; tutto il resto è informativo.
Il link di visione è la superficie del pubblico. Va da solo, non devi toccarlo. L'unica cosa che il team organizzatore deve fare durante la gara sul lato pubblico è pubblicare qualche aggiornamento occasionale nel feed dell'evento («Gruppo di testa al CP2, 35 km all'arrivo, il distacco è di 4 minuti»); quei post compaiono a ogni spettatore e trasformano il pubblico del link di visione da osservatori passivi della mappa in lettori coinvolti.
Dopo la gara: la coda lunga
Il tracking in diretta genera un archivio permanente. Ogni ciclista ha una polilinea della sua pedalata, un tempo d'arrivo, un tempo in movimento, un profilo altimetrico, i parziali sul giro, il tipo di dettaglio post-gara che prima i ciclisti ottenevano solo dal ciclocomputer Garmin.
La mezza giornata dopo una gara è quando il pubblico è più caldo: gli amici ne parlano ancora, gli sponsor spingono ancora contenuti, i ciclisti sono ancora nell'euforia del dopo arrivo. Pubblica il riepilogo entro 24 ore, collega la pagina di visione, inserisci una o due citazioni dei ciclisti, tagga i partner commerciali. Lo stesso link di visione che era in diretta il giorno della gara diventa la destinazione durevole dell'evento per il resto dell'anno.