Crear un evento es gratis, y puedes montarlo y previsualizarlo por completo antes de que nadie se apunte. Esta es la visión general; cada parte enlaza con una guía detallada.
Antes del formulario: necesitas un anfitrión
Si todavía no eres propietario o administrador de una cuenta de organizador o de un Club, aterrizas en una pantalla de «Necesitas un anfitrión» con dos puertas: Organizador de eventos (ver Convertirse en organizador) u organizar como Club (crea uno primero). Elige la que encaje y vuelve a crear el evento.
Qué rellenas
El formulario de creación es una sola página, organizada en cuatro secciones numeradas. Empieza por el formato, porque esa elección condiciona todo lo demás.
- ¿Qué estás programando? Elige Bici o Carrera a pie y después el formato: cada formato se muestra como una tarjeta y ninguna viene preseleccionada; tienes que elegir una antes de poder guardar. El orden en el que las verás: Meet-up, marcha / gran fondo, carrera, contrarreloj, punto a punto. Ver Formatos de evento. Elegir Carrera abre primero un paso de confirmación (con un aviso sobre carreteras abiertas) porque «carrera» significa algo concreto aquí; ofrece una salida hacia marcha / gran fondo si en realidad tus atletas salen cada uno a su hora. Elige aquí también la privacidad: público, no listado o privado, por defecto no listado, para que un evento recién creado y sin ruta no aparezca en el descubrimiento antes de estar listo. Ver Eventos públicos, no listados y privados. El formato se fija ahora y no puede cambiarse después: decide si hay cronómetro o no, así que elige con cuidado.
- ¿Cómo se llama? Dale al evento un nombre y una descripción opcional de una línea (se muestra en las tarjetas de evento), elige qué cuenta de organizador o equipo lo organiza (queda fijado al crearlo, así que elige bien; ver Convertirse en organizador) y, si quieres, márcalo como parte de un festival (un día o un fin de semana con varios eventos) o déjalo como evento único. Adjúntalo a un festival existente o nombra uno nuevo ahí mismo. Ver Festivales y series. Una descripción «Acerca de» más larga también va aquí.
- ¿Cuándo es? Fija la fecha, la hora de salida y la zona horaria local del evento; la app detecta tu zona automáticamente y la muestra como un resumen de una línea («detectada»); toca Cambiar para elegir otra. Si la detección falla, asume una zona por defecto y la marca como «(supuesta)» en lugar de adivinar en silencio; compruébala.
- Ruta y distancia. En un punto a punto, los Checkpoints definen el recorrido (se añaden en la siguiente pantalla); una línea de ruta GPX aquí es decoración opcional, plegada tras un interruptor «Añadir una línea de ruta de todos modos». En todos los demás formatos, añade una ruta ahora o sáltalo: una ruta guardada de tu biblioteca (si tienes una), subir un GPX o crear una en la app; ver Rutas, líneas de salida y de meta. Nada de esto bloquea el guardado; puedes añadir o cambiar la ruta desde la siguiente pantalla. También aquí: una distancia anunciada opcional (la cifra principal que promocionas; la distancia real medida sale de tu ruta o de tus Checkpoints), un interruptor de vueltas para eventos en circuito (oculto en punto a punto y Meet-up) y un interruptor de cierre de control (oculto solo en Meet-up: un plazo de reloj; quien siga haciendo seguimiento después queda cerrado automáticamente, marcado como DNF o como terminado según lo configures después desde la pantalla de gestión).
Si sales con cambios sin guardar, un aviso de «¿Descartar este evento?» te protege de perderlos.
Guarda y, en la mayoría de formatos, aterrizas directamente en la pantalla de gestión del evento para rellenar el resto (ruta, categorías, imágenes). Si el formato necesita una línea de salida/meta y aún no la has fijado, aparece antes un aviso: «Este evento necesita una línea de salida/meta… NO empezará sin ella»; al aceptar vas directamente a la pestaña Recorrido para fijarla. Si elegiste «crear una ruta», vas al creador de rutas de la app en su lugar y aterrizas en la pantalla de gestión cuando guardes allí.
Después: termina la configuración
La pantalla de gestión del evento es donde vive el resto, repartido en pestañas:
- Recorrido: la ruta (subir, crear o reutilizar una guardada), la línea de salida y de meta, las vueltas y (en punto a punto) los Checkpoints y los avituallamientos.
- Inscripción: categorías, aforo, el formulario de inscripción y la asignación de dorsales.
- Día del evento (Día del Meet-up en un Meet-up): horario, cierre de control y la anulación manual Iniciar carrera ahora.
- Resumen: nombre, descripción e imágenes.
Ver Rutas, líneas de salida y de meta e Inscripción y categorías.
Pasar a directo
Ya no hay un botón manual de «publicar» ni de «pasar a directo». Un evento pasa a directo por sí solo: una carrera o una contrarreloj a su hora de salida programada, cualquier formato con la primera señal de un atleta después de esa hora, y un Meet-up según su propio horario; así no hay nada que acordarse de activar.
- Los formatos cronometrados necesitan antes su punto de cronometraje. Carrera, contrarreloj y marcha / gran fondo no pasan a directo automáticamente hasta que hayas fijado la línea de salida/meta: los atletas se cronometran de línea a línea, así que sin ella nadie puede cronometrarse. Los Meet-ups están exentos (no se cronometran). Los eventos punto a punto necesitan al menos un Checkpoint. Si falta algo, la pestaña Día del evento muestra que no pasará a directo automáticamente hasta que lo arregles, con un enlace directo a la pestaña Recorrido.
- La única anulación manual es la salida de la carrera. En una carrera puedes tocar Iniciar carrera ahora en la pestaña Día del evento para dar la salida tú mismo en lugar de esperar a la hora programada.
- No hay tarifa por pasar un evento a directo. Lo que decide cuántos atletas pueden inscribirse, y si el evento aparece en el descubrimiento público, es tu suscripción. Sin una suscripción activa de Organizador de eventos un evento no puede aceptar ninguna inscripción; suscribirse lo eleva al nivel que elijas (100, 500 o 1.000 inscripciones, o un límite empresarial mayor). Ver Inscripción y categorías.
Importante
- Fija siempre la zona horaria correcta. Dejarla mal hace que el reloj de salida y los recordatorios se disparen en el momento equivocado.
- El formato se bloquea en el momento en que creas el evento, y el anfitrión también; decide ambos antes de guardar.
- Las vueltas solo pueden fijarse al crearlo. A diferencia del cierre de control (editable después desde Día del evento), no hay forma de activar, desactivar o cambiar el número de vueltas una vez existe el evento; acierta con el número desde el principio.
Después de crearlo
Puedes editar la mayoría de los ajustes hasta la salida. Algunos se bloquean al crearlo (formato, anfitrión); otros se bloquean cuando ya hay atletas inscritos (por ejemplo, cómo se apunta la gente). El evento avanza entonces por su ciclo de vida; ver Ciclo de vida del evento y estados de los participantes.